[ref. y4405618] Office assistant - HQ - Lummen
Samen met je team collega's:
- Ben je het eerste aanspreekpunt van het bedrijf. Je verwelkomt (zowel interne als externe) bezoekers en maakt hen wegwijs, je verbindt gezwind alle telefonische oproepen door met de juiste afdeling of collega en je bent het centrale contactpunt voor vele interne en externe vragen.
- Zorg je mee voor de interne en externe post
- Verzorg je alle logistieke ondersteuning voor de verschillende afdelingen en de kantoren
- Zorg je voor ondersteuning bij de vlotte werking van de hoofdkantoor afdelingen.
De eigen verantwoordelijkheden binnen jouw rol zijn vooral:
- beheer van alle processen rond telefonie zoals
- toekennen en afsluiten telefoonnummer van in en uit dienst
- beheer mobiele abonnementen en toestellen
- opvolging facturatie
- ondersteuning fleet processen zoals
- opvolgen en beantwoorden vragen van bestuurders
- beheer van alle processen rond wagenwissels en wagen toewijzingen
- beheer van alle administratie rond fleet
- beheer tank- en laadkaarten
- meewerken aan de elektrificatie van ons wagenpark
Wat wij van jou vragen:
Durf en communicatieve vaardigheden: Je bent niet bang om de telefoon op te pakken en zowel face-to-face als telefonisch contact met klanten en collega’s te onderhouden. Je communiceert vlot en open, zowel in het Nederlands als in het Frans.
Je neemt spontaan verschillende taken op jou, ook buiten je vaste takenpakket, om zo het team optimaal te ondersteunen en de werking vlot te laten verlopen.
Flexibiliteit en teamwork: Je bent flexibel en kunt je inschrijven in de planning van het team, die door de teamcoördinator wordt beheerd. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en ondersteunt waar nodig.
Oplossingsgericht en zelfstandig: Je hebt een bachelor denkniveau en durft oplossingsgericht te denken en te handelen. Je neemt initiatief en vindt het leuk om vraagstukken zelfstandig op te lossen.
Administratieve nauwkeurigheid: Je maakt van nauwkeurige administratie een erezaak en zorgt ervoor dat alle documenten en processen tot in de puntjes verzorgd zijn.
MS-Office beheersing: Je hebt een goede beheersing van MS-Office en bent bereid om je vaardigheden verder te ontwikkelen indien nodig. Je werkt efficiënt met verschillende softwaretools en draagt bij aan het optimaliseren van onze administratieve processen.
Klantgericht en servicegericht: Met een hart voor de onderneming ben je altijd klantvriendelijk en servicegericht, ongeacht de situatie. Elk contact neem je ter harte en je zorgt ervoor dat klanten en collega’s de best mogelijke ondersteuning krijgen.
Wat wij jou bieden:
- De inspirerende werkomgeving van ons hoofdkantoor en een dynamisch team van collega’s op de afdeling administratie
- 20 verlofdagen, 10 feestdagen en 15 inhaalrustdagen die je naar keuze kunt opnemen
- Representatie -en telewerkvergoeding, ook weer elke maand een vast bedrag
- De allerbeste verzekeringen voor jou en je gezin
- Maaltijdcheques en ecocheques
- Een salaris volgens ervaring en een jaarlijkse salarisevaluatie. Mooi werk leveren wordt beloond
- Thuiswerken is een optie (maximum 2 dagen per week - volgens de teamplanning)
- Werkuren van 8u30 tot 17u30 (met de mogelijkheid om 8 uur te starten - volgens de teamplanning)
- Ons “Flex Income Plan”, daarin kies je deels zelf de invulling van je verloningspakket. Je kiest voor extra voordelen op basis van je persoonlijke situatie en zo optimaliseer je je loonpakket